Darba likumā (DL) ir noteikti gadījumi, kad rakstveida rīkojuma izdošana ir darba devēja pienākums:

• ja darbinieks tiek atstādināts no darba (DL 58.panta 6.daļa);
• piezīmes vai rājiena izteikšanas gadījumā (DL 90.panta 3.daļa);
• darba tiesisko attiecību izbeigšanas gadījumā, uzsakot darba līgumu.

DL tieši neparedz vispārēju pienākumu par jebkuru darbinieka prombūtni, kas piešķirta, pamatojoties uz iesniegumu, izdot atsevišķu rīkojumu. Taču atbilde uz šo jautājumu ir atkarīga no konkrētās prombūtnes veida.

I Ikgadējā apmaksātā atvaļinājuma piešķiršana

Ja runa ir par ikgadējo apmaksāto atvaļinājumu, DL 150.panta 1.daļa noteic, ka atvaļinājumu piešķir saskaņā ar darbinieka un darba devēja vienošanos vai atvaļinājumu grafiku. Pašā panta tekstā nav tieša formulējuma, ka šādā gadījumā obligāti jāizdod rīkojums.

Piemēram, ja atvaļinājums tiek piešķirts, pamatojoties uz pušu vienošanos, tad, protams, no darbinieka puses ir sastādams iesniegums par atvaļinājuma piešķiršanu, savukārt no darba devēja puses – rakstveida apstiprinājums šāda atvaļinājuma piešķiršanai, kas tiek noformēts kā rīkojums par atvaļinājuma piešķiršanu.

Mājaslapā Vdi.gov.lv sadaļā “Darba tiesības” Valsts darba inspekcija (VDI) skaidro – ja uzņēmumā tiek sagatavots atvaļinājuma grafiks, ar to vai tā grozījumiem jāiepazīstina visi darbinieki, kā arī tam jābūt pieejamam ikvienam darbiniekam. DL neparedz formu, kādā šī pieejamība jānodrošina – tas var būt gan izdrukāts dokuments, kas atrodas visiem darbiniekiem pieejamā vietā, piemēram, personāldaļā, gan arī visiem darbiniekiem pieejams elektronisks dokuments.

Darba devējam ir tiesības uzņēmuma iekšējā kārtībā precizēt atvaļinājumu piešķiršanas kārtību. Piemēram, var noteikt, ka atvaļinājuma saskaņošanai tiek izmantota elektroniskā informācijas sistēma. Tāpat darba devējs var paredzēt, kā tiek noformēta atvaļinājumu grafikā iekļauto atvaļinājumu piešķiršana – vai darbiniekam jāiesniedz iesniegums vai darba devējam jāizdod rīkojums.

Ja uzņēmumā ir noteikta kārtība ikgadējā apmaksātā atvaļinājuma piešķiršanai, tā ir jāievēro gan darba devējam, gan darbiniekam.

Kaut gan DL neparedz rīkojumu kā obligāti noformējamu dokumentu šajā situācijā, VDI vērš uzmanību, ka rīkojuma izdošana ir pareiza un pieņemta prakse.

II Likumā noteiktā īslaicīgā prombūtne

No DL 147.panta izriet, ka īslaicīga prombūtne var būt šādos gadījumos:

• grūtniece atstāj savu darba vietu, lai veiktu veselības pārbaudi pirmsdzemdību periodā, ja to nav iespējams veikt ārpus darba laika;
• darbinieka tūlītēja klātbūtne darbā nav iespējama nepārvaramas varas, nejauša notikuma vai citu ārkārtēju apstākļu dēļ;
• darbinieka, kura aprūpē ir bērns līdz 18 gadu vecumam, klātbūtne darbā nav iespējama bērna saslimšanas vai nelaimes gadījuma dēļ, kā arī lai piedalītos bērna veselības pārbaudē, ja to nevar veikt ārpus darba laika.

DL paredz, ka darbiniekam savlaicīgi ir jāinformē darba devējs par šādu prombūtni. Tomēr likums nepieprasa darba devējam noformēt rīkojumu šādā gadījumā. Tātad puses var iztikt ar vienkāršu rakstveida paziņojumu (piemēram, e-pastu, īsziņu) vai mutisku informēšanu. Var tikt iesniegts arī darbinieka iesniegums, kuru darba devējs paraksta.

III Prombūtnes apzīmēšana darba laika uzskaitē

Darba devējs var paredzēt prombūtnes uzskaites kārtību iekšējos noteikumos. Tas atvieglo darba laika uzskaiti un palīdz izvairīties no strīdiem un domstarpībām.

Gan darbinieka iesniegums, gan darba devēja rīkojums kalpo kā darba laika uzskaites elementi un var būt pierādījumi, ja starp pusēm rodas domstarpības par nostrādāto darba laiku un tā uzskaiti.

VDI skaidrojumā par darba laika uzskaites dokumentiem norādīts, ka normatīvie akti neparedz konkrētu kārtību, kā darba laika uzskaites dokumentos apzīmējama darbinieka prombūtne, piemēram, atvaļinājums, darba kavējums u.tml. Līdz ar to darba devējs ir tiesīgs izvēlēties jebkādu prombūtnes apzīmējumu. Tomēr ieteicams iekšējā normatīvajā aktā vai darba laika uzskaites dokumentā iekļaut šo apzīmējumu skaidrojošu atsauci.

Savukārt, ja darbinieks nav ieradies darbā un viņa prombūtni neattaisno attiecīgs dokuments, darba laika uzskaitē norādāms darba kavējums vai nezināma prombūtne.