Lai pēc iespējas plašāk atbildētu uz šo jautājumu, jāsāk ar Darba likuma (DL) 35.pantu, kurā noteikts, ka, sagatavojot darba līgumu, pretendentam ir pienākums uzrādīt personu apliecinošu dokumentu un iesniegt citus dokumentus normatīvajos aktos paredzētajos gadījumos.
Attiecīgi DL paredz, ka potenciālajam darbiniekam ir jāuzrāda pase vai personas apliecība pirms darba tiesisko attiecību nodibināšanas, tas ir, darba līguma noslēgšanas. Personu apliecinošs dokuments darba devējam ir tikai jāuzrāda nevis jāiesniedz, tas pats attiecas arī uz pārējo dokumentāciju (piemēram, diplomu, sertifikātu u. c).
Jāuzsver, ka dokumenta uzrādīšana un dokumenta iesniegšana ir divas dažādas darbības. Ja personu apliecinošs dokuments tiek iesniegts (piemēram, tiek izveidota tā kopija), tad tā saglabāšanai ir jānotiek atbilstoši personas datu aizsardzības principiem, tas ir, atbilstoši Vispārīgās datu aizsardzības regulas (regula 2016/679 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti) prasībām.
Normatīvajos aktos tiek atsevišķi norādīts, kādos gadījumos personu apliecinoša dokumenta kopijas vai datu saglabāšana ir nepieciešama. Piemēram, saskaņā ar Noziedzīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas un terorisma un proliferācijas finansēšanas novēršanas likumu, uzsākot darījumu un identificējot klientu, tiek izgatavota personu apliecinoša dokumenta kopija.
Personu apliecinošs dokuments saskaņā ar Personu apliecinošu dokumentu likumu ir tiesību aktos pilnvarotas valsts pārvaldes iestādes izsniegts dokuments, kas apliecina tā turētāja identitāti un tiesisko statusu un ir valsts īpašums. Fiziska persona ir tikai šī dokumenta turētājs. Ja personu apliecinošam dokumentam beidzas derīgu termiņš, tad dokuments ir jāatjauno, vēršoties kādā no Pilsonības un migrācijas lietu pārvaldes nodaļām.
Personu apliecinošu dokumentu likuma 13.panta 1.daļā ir noteikts, ka personu apliecinoša dokumenta turētājs mēneša laikā pēc tiesiskā statusa maiņas vai dokumenta derīguma termiņa beigām nodod personu apliecinošu dokumentu tā izdevējiestādei. Savukārt likuma 17.pantā paredzēts sods par administratīviem pārkāpumiem personu apliecinošu dokumentu jomā, tostarp par dzīvošanu bez derīga personu apliecinoša dokumenta.
Tāpēc personu apliecinoša dokumenta derīguma termiņš kā atbildības instruments ir attiecināms tikai uz pašu fizisko personu (tā ir personas patstāvīga atbildība). Arī Senāts 2012.gada 25.aprīļa spriedumā lietā SKC-454/2012 ir atzinis, ka, noslēdzot darba līgumu, kā arī pēc tā noslēgšanas, darba devējs ir tiesīgs vākt tikai tādu informāciju, kas objektīvi saistīta ar darba tiesisko attiecību pastāvēšanu.
Attiecīgi personu apliecinoša dokumenta derīguma termiņš nav un nevar būt informācija, kas ir tieši saistīta ar darba tiesiskajām attiecībām. Normatīvajos aktos nav paredzēts, ka darbiniekam ir jāuzrāda jauns personu apliecinošs dokuments darba devējam, ja visi personas dati saglabājas nemainīgi.