I Vai uzņēmumam ir pienākums sniegt datus?

Saskaņā ar Statistikas likumu (SL) statistikas iestāde, kas Latvijā ir Centrālā statistikas pārvalde (CSP), oficiāli datus statistikai iegūst:

• tieši no respondentiem;
• tieši novērojot statistikās vienības;
• netieši no administratīvajiem datu avotiem.

Savukārt respondents SL ietvaros ir privātpersona vai valsts institūcija, kas pieprasa datus. Ar privātpersonu saprotama gan fiziskā, gan privāto tiesību juridiskā persona (sabiedrība ar ierobežotu atbildību vai akciju sabiedrība, kas veic saimniecisko darbību). SL paredzēts, ka CSP ir tiesības pieprasīt, lai respondents sagatavo un sniedz datus norādītajā termiņā, tostarp arī ierobežotas pieejamības informāciju. Iesniegtajiem datiem jābūt patiesiem.

SL nav noteikts konkrēts uzņēmumu loks, kam ir pienākums sniegt datus. CSP ik gadu veic atbilstoši individuāliem kritērijiem izvēlētu uzņēmumu atlasi atkarībā no to saimnieciskās darbības veida jeb nozares un nepieciešamās informācijas detalizācijas pakāpes, piemēram, nodarbināto skaits, gada apgrozījums, teritoriālais sadalījums u.c. Līdz ar to vienu gadu CSP var iegūt datus no uzņēmumiem, kas darbojas būvniecībās jomā, apkopojot informāciju par nodarbināto skaitu, teritoriālo sadalījumu un gada bilanci, savukārt nākamajā gadā pienākumu iesniegt datus nosaka piena produktu ražošanas uzņēmumiem, ziņojot par ražotās preces apjomu, pirktāko preci, eksporta apjomu u.tml.

CSP, iekļaujot kādu uzņēmumu apsekojuma sarakstā, gada beigās nosūta vēstuli par pienākumu nākamajā gadā iesniegt CSP statistikas veidlapas.

Uzņēmumam ir tiesības CSP vaicāt un saņemt informāciju par pieprasīto datu tiesisko pamatu, kā arī noskaidrot, vai datiem nodrošinās konfidencialitāti un kā tā izpaudīsies.

Informācija, ko uzņēmums norāda veidlapās, nav statistika, bet gan CSP ievācamā informācija jeb dati par konkrēto situāciju vai jautājumu. Par statistiku informācija kļūst tad, kad iestāde savāc datus no vairākiem uzņēmumiem vai valsts institūcijām, analizējot un apkopojot tos vienotā sistēmā.

Tādēļ, ja uzņēmums nav iekļauts CSP apsekojuma sarakstā un nav saņēmis paziņojumu par pienākumu vākt un iesniegt datus, uzņēmumam nav pienākuma tos sniegt CSP.

II Sensitīvas informācijas sniegšana

Sensitīvā informācija ir:

• personiska informācija, kas identificē (vārds, uzvārds, personas kods, kontaktinformācija, adrese, ar veselību saistītā informācija, ģimenes stāvoklis, tautība u.tml.),
• konfidenciāla informācija (kodi, paroles, tirdzniecības noslēpumi, know-how, dati, ko aizsargā ar intelektuālajām tiesībām).

SL noteikts, ka fiziskās personas datus, ko CSP iegūst oficiālās statistikas nodrošināšanai, nekavējoties anonimizē pēc to iegūšanas, pārbaudes un savienošanas, tādējādi noņemot visu iespējamo personīgo identifikāciju un nodrošinot, ka apsekošanas apkopojumos nav iekļauta personu identificējoša informācija.

Datus glabā pseidonimizētā formā, kas nozīmē, ka tad, ja nepieciešams, personu var atkārtoti identificēt oficiālās statistikas vajadzībām. Arī uz pseidonimizēto formu attiecināmi regulas 2016/679 jeb Vispārīgās datu aizsardzības regulas nosacījumi. CSP ir pienākums nodrošināt, lai identificējošā informācija glabājas atsevišķi no pārējiem datiem un piekļuve datiem ir ierobežota. Datu apstādi CSP kontrolē un pārrauga datu apstrādes speciālists, kurš arī uztur Personas datu apstrādes reģistru.

Ja oficiālā statistika pieļauj tiešu vai netiešu personas identifikāciju, to var izplatīt tikai tad, ja saņemta konkrētās personas rakstveida atļauja, ar ko noteikts datu izplatīšanas laikaposms un veids.

Oficiālajā statistikā saņemtos datus, tostarp sensitīvos, norāda tā, lai ne tieši, ne netieši nav iespējams identificēt personu vai valsts institūciju. No apkopotās statistikas datiem nav jābūt skaidram, par kuru konkrētu personu, uzņēmumu vai valsts institūciju tie ir, kāds ir personas vārds, uzvārds, adrese vai personas kods.  

Tomēr SL paredzēti datu izplatīšanas ierobežojumu izņēmumi uzņēmumiem un valsts institūcijām. Tie attiecināmi, piemēram, uz uzņēmuma nosaukumu, reģistrācijas numuru, adresi, darbības veidu, nodarbināto personu skaitu, ražoto vai izplatīto izstrādājumu veidu, sniegto pakalpojumu veidiem u.c. publiski pieejamu informāciju.

III Kurš atbildīgs par datu iesniegšanu?

Pieprasītos datus iesniedz un veidlapas aizpilda uzņēmuma darbinieks, piemēram, mārketinga nodaļas pārstāvis vai grāmatvedis. CSP statistikas datu iesniegšanas mehānisms izveidots tā, lai uzņēmuma darbinieks, saņemot veidlapas, var ienākt iestādes vietnē, lai, pirmkārt, iepazītos ar konkrētu veidlapu aizpildīšanas norādījumiem, ja tas nepieciešams, un, otrkārt, varētu sazināties ar iestādes darbiniekiem, kas sniedz konsultācijas par katru konkrētu veidlapu.

Papildus uzņēmumam, kam jāiesniedz dati, CSP nozīmē atsevišķu statistiķi, ko iespējams identificēt vietnē pēc uzņēmuma nodokļu maksātāja koda. Tādējādi uzņēmuma datu iesniegšana nenotiek izolēti no iestādes, kam šie dati ir nepieciešami, proti, CSP.

Ja CSP apsekojuma sarakstā iekļautais uzņēmums nepilda noteikto pienākumu sniegt statistikas datus, neizpilda to paredzētajā termiņā vai pārkāpj kārtību, kādā jāiesniedz dati, tam piemērojama administratīvā atbildība. Soda apmērs noteikts SL. Ja uzņēmums nepilda saistības, atbildīgā persona ir pati juridiskā persona kā saistību subjekts. Sodu šādā gadījumā uzliek juridiskai personai, nevis konkrētam uzņēmuma darbiniekam, kas, piemēram, šīs veidlapas aizpilda un iesniedz (vai neiesniedz) CSP.

IV Kā iesniegt veidlapas?

CSP tendēta uz elektronisko dokumentu iesniegšanu, līdz ar to vispirms jāveic reģistrācijas process. Pēc reģistrācijas iespējams visu datu iesniegšanas procesu izpildīt un iesniegt elektroniski. Veidlapas pēc autorizācijas pieejamas iestādes vietnē sadaļā “Manas veidlapas”. Arī veidlapu aizpildīšana notiek CSP elektronisko datu vākšanas sistēmā. Protams, veidlapas var iesniegt arī papīra formātā, nosūtot pa pastu. Abos gadījumos veidlapas paraksta uzņēmuma paraksttiesīgā persona (valdes loceklis vai pilnvarotā persona).