Protokols ir dokuments, kurā tiek fiksēta procesa gaita un sēdē, sanāksmē vai sapulcē pieņemtie lēmumi. Viena no protokola pamatfunkcijām ir apliecināt (pierādīt), ka sapulce vai sēde ir notikusi. Lietvedībā protokols ir:

• organizatoriskais dokuments, jo tajā tiek fiksēta informācija par konkrētu jautājumu lemšanu, kas dod iespēju rīkoties tālāk, piemēram, atsaukt valdes locekli vai biedru un pieteikt izmaiņas UR;
• administratīvais dokuments, jo protokola sagatavošanas procesā tiek pieņemts konkrēts lēmums.

I Protokola nepieciešamība

UR reģistrējamas izmaiņas

Saskaņā ar Komerclikumu (KL) dalībnieku protokols nepieciešams teju katra dalībnieku, valdes vai padomes lēmuma pieņemšanas gaitā, arī gadījumos, kad netiek pieteiktas izmaiņas UR. KL 10.pants nosaka, ka UR obligāti jāiesniedz dalībnieku protokols vai tā atvasinājums ar paraksta apliecinājumu, ja:

• sabiedrība ar ierobežotu atbildību vai akciju sabiedrība pieņem lēmumu par valdes locekļa ievēlēšanu vai atsaukšanu;
• akciju sabiedrība pieņem lēmumu par padomes locekļa ievēlēšanu un atsaukšanu;
• kapitālsabiedrība pieņem lēmumu par statūtu grozījumiem;
• kapitālsabiedrības un akciju sabiedrības statūtos paredzēts šāds nosacījums;
• notiek manipulācijas ar pamatkapitālu (otrās daļas apmaksa, pamatkapitāla palielināšana vai samazināšana).

Ja sapulcē apskatīti jautājumi, kas nav saistīti ar UR reģistrējamu izmaiņu veikšanu sabiedrībā, tad reģistram nav obligāti jāsniedz pilnā protokola versija

Protokols ir nepieciešams arī kooperatīvajās sabiedrībās, jo parasti tās apvieno lielu biedru skaitu (piemēram, dzīvokļu īpašnieku kooperatīvā sabiedrība, garāžu īpašnieku kooperatīvā sabiedrība). Šādos gadījumos protokols nodrošina dalībnieku balsu un pieņemto lēmumu fiksāciju, jo fiziski atcerēties visu dalībnieku balsojuma rezultātu ir apgrūtinoši, kā arī kāds no dalībniekiem var ar viltu mainīt balsi, lai ietekmētu konkrētā lēmuma pieņemšanu.

Protokolā tiek fiksēti ne tikai pieņemtie lēmumi, bet arī citi iekšējie sabiedrības jautājumi, piemēram, gada pārskata apstiprināšana, plānoto remonta darbu tāmes apstiprināšana, prēmiju piešķiršana u.c. Šādos gadījumos UR var iesniegt protokola atvasinājumu, kas parasti ir saīsinātā protokola versija, kur redzams, kādas izmaiņas tika apskatītas sapulces darba gaitā un kādi lēmumi attiecībā uz sabiedrības izmaiņām pieņemti. Citiem vārdiem, ja sapulcē tika apskatīti jautājumi, kas nav saistīti ar UR reģistrējamu izmaiņu veikšanu sabiedrībā, tad reģistram nav obligāti jāsniedz pilnā protokola versija. 

Kāda fakta fiksācija

Protokols var būt arī dokuments, kas netiek sagatavots starp pusēm un dalībniekiem, bet gan, lai fiksētu kādu faktu, darbību un tā gaitu, piemēram, kriminālprocesa izmeklēšanas gaitā. Saskaņā ar Kriminālprocesa likuma 266.pantu personas aizturēšanas vietā vai pēc aizturētā nogādāšanas aizturēšanas telpās amatpersona, kura izdarīja aizturēšanu, nekavējoties raksta aizturēšanas protokolu. Tajā norāda kas, kad un kur izdarījis aizturēšanu; par kāda noziedzīga nodarījuma izdarīšanu notikusi aizturēšana; kāpēc un kas aizturēts; kādā stāvoklī ir aizturētais. Aizturētais parakstās protokolā, tā apliecinot, ka iepazinies ar to un viņam izskaidrotas viņa tiesības. Kriminālprocesā protokolus sagatavo arī, veicot kādu izmeklēšanas darbību, kur protokols fiksē, kāda darbība tika veikta un kāds ir darbības rezultāts.

Civilprocesa likuma 61.pantā noteikts, ka par katru tiesas sēdi tiek sagatavots protokols, kā arī tiek veikts audio ieraksts vai tiesas sēdes gaitas fiksēšana ar citu tehnisku līdzekli. Protokola funkcija tiesas sēdē ir vitāla, jo dokuments atspoguļo katra tiesas sēdes dalībnieka teikto: liecības, paskaidrojumus, iebildumus, jautājumus. Protokols kopā ar audio ierakstu ir tiesneša rīks situācijas izvērtēšanai un tiesas lēmuma/sprieduma pieņemšanai.

Saskaņā ar Ministru kabineta noteikumiem Nr.528 “Vispārējās izglītības iestāžu un profesionālās izglītības iestāžu pedagoģiskā procesa un eksaminācijas centru profesionālās kvalifikācijas ieguves organizēšanai obligāti nepieciešamā dokumentācija” sēžu protokoli ir obligāti dokumenti arī izglītības iestādei, kas īsteno vispārējās izglītības programmu. Par protokolu saturu un noformēšanas prasībām ir atbildīgs izglītības iestādes vadītājs.

Kā noformēt?

Protokolam ir jābūt sagatavotam rakstveidā – elektroniski vai papīra formātā. Kā viens no efektīva protokola sastādīšanas variantiem ir paralēli veikt audio ierakstu sapulces vai sēdes laikā, lai fiksētu visu apspriesto informāciju un nianses, kas, sagatavojot protokolu, var aizmirsties.

Lai protokolam būtu juridiskais spēks, tam jāsatur visi nepieciešamie rekvizīti. Protokolā obligāti jābūt norādītam datumam un vietai. Protokola datums vienmēr ir sapulces vai sēdes norises datums, kad tā fiziski ir notikusi. Ja sapulce ilgst vairākas dienas, tad protokolā jānorāda tās sākuma un beigu datums, parasti norāda arī laiku, cik ilgi tā notikusi. Protokols ir jānumurē, lai atvieglotu lietvedības procesu un lēmumu izsekojamību nākotnē, jo pēc protokola numura ir iespējams viegli secināt, cik sapulču bijis, piemēram, gada laikā, kā arī ātri atrast nepieciešamo dokumentu.

Saskaņā ar KL, dalībnieku (akcionāru) sapulces protokolā obligāti jānorāda arī paziņojuma par plānoto sapulci nosūtīšanas datums, parakstītā pamatkapitāla lielums un klātesošo balsstiesīgo dalībnieku balsu skaits, darba kārtības jautājumu apspriešanas gaita un saturs, pieņemtie lēmumi,  par katru lēmumu nodoto “par” un “pret” balsu skaits u.c.

Protokols obligāti ir jāparaksta. KL 216.pants nosaka, ka sabiedrības ar ierobežotu atbildību gadījumā protokolu paraksta sapulces vadītājs, protokolētājs un vismaz viens sapulces ievēlēts dalībnieks – protokola pareizības apliecinātājs. Lēmumu paraksta sapulces vadītājs.

Ja lēmums iesniedzams komercreģistra iestādei, tad to paraksta sapulces vadītājs un vismaz viens dalībnieks, kas ievēlēts par lēmuma pareizības apliecinātāju

Savukārt akciju sabiedrībās protokolu paraksta akcionāru sapulces vadītājs un sekretārs, kā arī vismaz viens sapulces ievēlēts akcionārs – protokola pareizības apliecinātājs. Komercreģistra iestādei iesniedz protokola vai lēmuma oriģinālu vai atvasinājumu, kura pareizību apliecina tās pašas personas, kuras parakstīja oriģinālu.