I Ja ir vairāki valdes locekļi

Protams, ja uzņēmumam ir vairāki valdes locekļi, kas arī to pārvalda, viena valdes locekļa prombūtnes laikā visu nepieciešamo dokumentāciju var parakstīt otrs valdes loceklis, ja viņiem ir atsevišķas paraksta tiesības. Šajā situācijā viss ir saprotams.

II Ja vadītājam ir vietnieks

Ja atvaļinājumā dodas vienīgais valsts vai pašvaldības iestādes vai uzņēmuma vadītājs, nereti paraksta tiesības ir vadītāja vietniekam. Saskaņā ar Uzņēmuma vadītāja/vadītāja vietnieka profesijas standartu viens no uzņēmuma vadītāja vietnieka pienākumiem ir organizēt uzņēmuma racionālo darbību, kas iekļauj arī nodaļu vadītāju vai uzņēmuma vadītāju aizvietošanu to prombūtnes laikā, lai darba gaitu iestādē neietekmētu nelabvēlīgi vai nekavētu.

III Ja jānorīko cits atbildīgais

Ja uzņēmumā nav vadītāja vietnieka amata, vadītājs, pirms viņš dodas atvaļinājumā, izdod rīkojumu konkrētam darbiniekam, kurš tiesīgs parakstīt uzņēmuma iekšējo dokumentāciju, tostarp rīkojumus. Uzņēmuma vadītājs var pilnvarot jebkuru darbinieku, ja vien tas nav pretēji, piemēram, iekšējiem darba organizācijas noteikumiem, kur konkrēti regulēta vadītāja aizvietošanas procedūra, vai statūtiem.

Izdodot rīkojumu par vadītāja aizvietošanu dokumentācijas parakstīšanai viņa prombūtnes laikā, jāprecizē, kādu dokumentāciju konkrētais darbinieks tiesīgs parakstīt, proti, vai viņš drīkst parakstīt tikai rīkojumus, nosakot, kāds ir to apjoms, vai arī darbinieks tiesīgs parakstīt arī iesniegumus, sūdzības, paskaidrojumus valsts vai pašvaldību iestādēm, grāmatvedības dokumentus u.c. uzņēmuma iekšējos un izejošos dokumentus. Rīkojumu aizvietot vadītāju viņa prombūtnes laikā dokumentācijas parakstīšanai var izdot arī vairākām personām, turklāt iespējams pilnvarot šīs personas parakstīties atsevišķi vai tikai kopīgi. Vairāku personu pilnvarojums ir efektīvs, lai netraucētu iekšējo darba norisi un pasargātu no neparedzētām situācijām, kad, piemēram, viens no pilnvarotajiem darbiniekiem saslimst, dodas īslaicīgā prombūtnē darba pienākumu izpildei vai kādu personīgu apstākļu dēļ nevar ierasties darbā.

IV Ja nepieciešama pilnvara

Ja kā apliecinājums tiesībām parakstīt dokumentāciju vadītāja prombūtnes laikā nepieciešama komercpilnvara, jāņem vērā, ka saskaņā ar Komerclikuma (KL) V sadaļu “Prokūra un parastā komercpilnvara” izšķir divu veidu pilnvaras, t.i., prokūru un parasto komercpilnvaru.

Prokūra saskaņā ar KL 34. pantu ir komercpilnvara, kas prokūristam nodrošina tiesības komersanta vārdā slēgt darījumus un veikt citas ar komercdarbību saistītas tiesiskās darbības. Savukārt KL 40. pantā noteikts, ka parasto komercpilnvaru personai izdod, lai tā komersanta vārdā veiktu komercdarbību, kā arī slēgtu saistītus noteikta veida vai atsevišķus darījumus. Tā attiecināma uz visām tiesiskajām darbībām, kas parasti vērstas uz šādas komercdarbības vai darījumu veikšanu.

Ja pilnvarotais darbinieks paraksta dokumentāciju, ko viņam nebija rīkojuma un tiesību parakstīt, šis dokuments nav spēkā

Aplūkojot KL normas, secināms, ka abi dokumenti pilnvaro konkrētu personu veikt komercdarbību, t.i., slēgt darījumus, parakstīt līgumus, vērsties tiesā, uzņemties aizdevumus, veikt darījumus ar nekustamo īpašumu un īstenot ar komercdarbību saistītas tiesiskās darbības.

Lai prokūra būtu spēkā, tā jāreģistrē komercreģistrā. Parastā komercpilnvara stājas spēkā ar vadītāja parakstu un praksē uzskatāma par vienkāršu pilnvaru, ar ko persona pilnvarota pārstāvēt uzņēmuma tiesiskās intereses valsts un pašvaldību iestādēs, kā arī attiecībās ar citām juridiskām vai fiziskām personām, parakstīt un iesniegt dokumentāciju, saņemt korespondenci u.c.

Ja vadītāja prombūtnes laikā, piemēram, plānots vērsties tiesā ar pieteikumu vai uzņemties kādas citas saistības, vadītājs var izdod parasto komercpilnvaru, kur papildus pilnvarojumam parakstīt un iesniegt pieteikumu tiesā un veikt visas no tā izrietošās darbības norādīts pilnvarojums konkrētam darbiniekam parakstīt vadītāja vietā rīkojumus un/vai citu iekšējo uzņēmuma dokumentāciju. Šādā gadījumā nav šaubu par pilnvarojumu konkrētam darbiniekam parakstīt uzņēmuma dokumentāciju.

V Atbildības nodalīšana

Saprotams, ka pilnvarojuma teksts, ar ko darbiniekam uzticēts vadītāja prombūtnes laikā parakstīt dokumentāciju, nevar būt visaptverošs un pārāk plašs, lai izvairītos no situācijas, kad darbinieks tiesīgs vadītāja vietā parakstīt ikvienu dokumentu, piemēram, rīkojumu atlaist citu darbinieku, piešķirt neplānotu atvaļinājumu u.tml.

Saskaņā ar Civillikumu (CL) vadītāja pilnvarojums darbiniekam parakstīt dokumentāciju pielīdzināms CL 2289. pantā minētajam pilnvarojuma līguma jēdzienam. CL 2300. pantā noteikts, ka pilnvarnieks nedrīkst pārkāpt viņam dotā uzdevuma robežas un viņam jārīkojas vispirms saskaņā ar pilnvarotāja norādījumiem. Tādēļ, ja pilnvarotais darbinieks paraksta dokumentāciju, ko viņam nebija rīkojuma un tiesību parakstīt, šis dokuments nav spēkā, jo saskaņā ar CL 2302. pantu pilnvarnieks pārsniedzis pilnvarojuma robežas.

Atbildību par sekām, kas rodas, pārsniedzot pilnvarojumu, kad parakstīts dokuments, ko darbinieks nebija tiesīgs parakstīt, uzņemas pilnvarotais darbinieks. Taču katra situācija ir individuāla, jo, piemēram, rīkojums pilnvarotajam darbiniekam var būt neprecīzs vai divdomīgs. Nelabvēlīgas sekas var arī neveidoties, ja laicīgi konstatēta kļūda pilnvarojumā.

VI Neiespējamā prombūtne

Saskaņā ar Darba likumu atvaļinājums ir atpūtas laiks, kad persona (tostarp arī uzņēmuma vadītājs) neveic darba pienākumus un izmanto laiku atbilstoši saviem ieskatiem. Ikdienas dzīvē nav situāciju, kad uzņēmuma vadītājam liegta iespēja doties atvaļinājumā vai cita rakstura prombūtnē. Uzņēmuma vadītājs var arī saslimt, nokļūt slimnīcā vai būt citā situācijā, kad fiziski un tehniski nav iespējams parakstīt dokumentāciju. Tādēļ darbinieka pilnvarojums vai vadītāja vietnieka amats uzņēmumā ir risinājums tad, ja uzņēmuma vadītājs nevar parakstīt nepieciešamos un steidzamos dokumentus.

Ja uzņēmuma vadītājs ir prombūtnē un neviens darbinieks nav pilnvarots parakstīt dokumentus, tad, piemēram, atvaļinājuma laikā vadītājs jāatsauc no atvaļinājuma. Protams, dokumentu iespējams parakstīt, neatsaucot vadītāju no atvaļinājuma, piemēram, vadītājam parakstot to no mājām un iespējami ātrāk nosūtot atpakaļ uzņēmumam.

Jāaplūko arī elektroniskās vides piedāvātās iespējas, kad ikviens attālināti var parakstīt un iesniegt jebkuru dokumentu privātajā, valsts un pašvaldību organizācijā. Ja vadītājam pieejams drošs elektroniskais paraksts un viņa prombūtnes laikā darba organizācija, process un vadītāja attieksme pieļauj, ka viņš attālināti paraksta rīkojumu vai kādu citu dokumentu, pilnvarojums darbiniekam var arī nebūt. Tomēr jānorāda, ka vadītājs var atrasties citā laika zonā, iespējami interneta pieslēguma traucējumi vai pastāvīgi slikts pieslēgums u.c. no vadītāja neatkarīgi apstākļi, kas ietekmē attālinātu dokumentu parakstīšanu.

Pilnvarojums darbiniekam parakstīt konkrētu dokumentāciju uzņēmuma vadītāja prombūtnes laikā ir viegls un ātrs risinājums, lai netraucētu un nepamatoti nekavētu darba procesu.