Pirmkārt, grāmatvedības programmas ir dažādas un lietošanas prasības un ierobežojumi var atšķirties. Tāpat ir svarīgi, kas sniedz grāmatvedības pakalpojumus, – uzņēmums vai fiziska persona individuāli.

Grāmatvedības programmas licence tiek izsniegta un piesaistīta konkrēti uzņēmumam, kas to pieprasa, vai fiziskajai personai, kas sniedz grāmatvedības pakalpojumus. Attiecīgi licence pieder tam, uz kā vārda tā ir izrakstīta.

Ja grāmatvedības pakalpojumi tiek sniegti no vairākiem datoriem (piemēram, ir divi datori), ir nepieciešams iegādāties divas licences – pa vienai uz katra datora. No katra datora grāmatvedības pakalpojumus var sniegt vairākām personām, arī lietot to var vairākas personas.

Ja grāmatvedības pakalpojumus sniedz fiziska persona, tai ir nepieciešama viena licence un viens dators, no kura var sniegt grāmatvedības pakalpojumus vairākām personām.