Pilnvarojot darbinieku, jāņem vērā, ka atbilstoši Civillikuma (CL) 2295. pantam pilnvarnieks uzņemas uzdevuma izpildi ar lielāko rūpību, kā arī uzņemas atbildību par uzdotā uzdevuma izpildi. Darbinieka pilnvarošana ietver arī darbinieka kompetences robežas, kurās viņš var rīkoties un patstāvīgi pieņemt lēmumus dažādu jautājumu risināšanai, jo šāda rīcība viņam piešķirta pilnvarā. Taču jāņem vērā CL paredzētais, ka pilnvarnieks nedrīkst pārkāpt noteiktā uzdevuma robežas.

I Kā tas notiek?

Ikdienā darbinieka pilnvarošana notiek ar parasto komercpilnvaru, ko izsniedz uzņēmuma paraksttiesīgā persona, t.i., valdes loceklis. Parastās komercpilnvaras jēdziens ietvers Komerclikuma 40. pantā. Komercpilnvara būtībā atbilst parastai uzņēmuma izdotai pilnvarai. Tādēļ skaidrojuma ietvaros izmantots parastās komercpilnvaras jēdziens.

Parasto komercpilnvaru izmanto, ja darbiniekam nepieciešams pārstāvēt uzņēmumu attiecībās ar citām personām, t.i., valsts un pašvaldību iestādēm, fiziskām un juridiskām personām, piemēram, lai iestādē pārsūdzētu lēmumu, iesniegtu dokumentus Uzņēmumu reģistram, pieprasītu izziņas valsts iestādē u.c., kā arī situācijās, kad darbiniekam jāpauž uzņēmuma viedoklis vai jāpārstāv tā intereses, piemēram, lai iesniegtu pieteikumu un piedalītos sēdēs tiesā. Tāpat pilnvara nepieciešama, saņemot uzņēmumam adresētu korespondenci vai sūtījumus pasta nodaļā, jo pasta darbinieks nevar zināt, vai konkrētais darbinieks strādā uzņēmumā.

Darbinieku var pilnvarot arī ar notariālu pilnvaru, piemēram, attiecībās ar bankas iestādēm vai darījumos ar nekustamo īpašumu, kad nav pietiekami ar parasto komercpilnvaru.

Šāda pilnvarošana ietver arī deleģēšanu, kad pilnvara kā dokuments nav obligāta. Deleģēšana ir kāda jautājuma, kas ietilpst darba pienākumos, nodošana citai uzticamai personai. Deleģēt var arī kāda jautājuma daļu. Nereti darbiniekam uztic kādu darba vai organizatorisku jautājumu, ko parasti risina pats uzņēmuma vadītājs, kad viņam vairs nav laika to darīt pašam. Deleģēšana ir arī uzticības izpausme un motivācija darbiniekam.

Darbiniekiem var uzticēt, piemēram, tādus jautājumus kā biroja darbības organizēšana, kancelejas preču vai biroja mēbeļu pasūtīšana, kā arī pārrunas ar sadarbības partneriem vai potenciālajiem partneriem. Deleģējot darba vai organizatoriska jautājuma izpildi, prezumē, ka darbiniekam ir nepieciešamās pilnvaras un kompetence. Kārtojot organizatoriskus jautājumus, pilnvaru parasti neprasa, piemēram, saņemot biroja preces, ūdeni vai ēdiena piegādi, jo, parakstot pavadzīmes, piegādātājs nejautā pilnvaru tiesībām parakstīt dokumentāciju, bet apzinās, ka darbinieks parakstās uzņēmuma vietā un bija noformējis pasūtījumu.

II Oriģināls vai kopija?

Iesniedzot pilnvaru, darbiniekam jāzina, vai iesniegt pilnvaras oriģinālu vai tās apliecinātu kopiju. Ja pilnvaras oriģināls ir tikai vienā eksemplārā un paraksttiesīgā persona ir prombūtnē, tad, protams, oriģinālu darbinieks partneriem nedod. Darba organizācijas procesā ieteicams nodrošināt vairākus pilnvaru eksemplārus.

Pilnvaras oriģināls ir jāuzrāda, bet nav jāatdod, piemēram, piedaloties tiesas sēdē un pārstāvot uzņēmumu. Praksē tiesa izveido pilnvaras kopiju un atdod oriģinālu tās iesniedzējam. Pilnvaras oriģināls jāuzrāda, lai tā vietā varētu iesniegt pilnvaras kopiju un persona, kas šo dokumentu saņem, pārliecinātos, ka kopija atbilst oriģinālam. Arī attiecībās ar bankas iestādēm obligāti nepieciešams pilnvaras oriģināls.

Ja pilnvara jānosūta pa pastu, iespējams izmantot apliecinātu tās kopiju, oriģinālu vēlāk uzrādot klātienē.

Parastās komercpilnvaras kopijai, ja tā nav apliecināta, nav juridiskā spēka, līdz ar to tā nav derīga. Arī notariālas pilnvaras kopija ir derīga tikai tad, ja notārs sagatavo notariāli apliecinātu kopiju, jo notariāla pilnvara ir publisks dokuments un notariāls akts, kura kopiju var apliecināt tikai tās izdevējs.

III Pilnvara kā elektronisks dokuments

Atšķirīga situācija ir elektroniskiem dokumentiem jeb e-dokumentiem. Proti, ja uzņēmuma paraksttiesīgā persona izdevusi pilnvaru elektroniski, parakstot to ar elektronisko parakstu jeb e-parakstu, tad jānosūta tikai pilnvaras oriģināls, jo pilnvaras kopijas neeksistē. Ja e-dokuments tomēr jāuzrāda papīra formātā, piemēram, piedaloties tiesas sēdē vai iesniedzot dokumentus klātienē, pilnvara jāizdrukā un jāapliecina, jo, izdrukājot elektronisko pilnvaru, tā kļūst par kopiju.

Ja papīra formā izdota pilnvara ir ieskenēta, tai nav juridiskā spēka, jo tā ir neapliecināta kopija. Jānorāda, ka ir gadījumi, kad šādu pilnvaru tomēr pieņem. Ja pilnvara izdota papīra formātā un tā jānosūta elektroniski, pilnvaras kopija jāapliecina un jāparaksta ar e-parakstu. Šādā gadījumā pilnvaras kopija ir derīga atbilstoši Ministru kabineta (MK) noteikumu Nr. 558 “Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtība” prasībām.

Uzrādot pilnvaras apliecinātu kopiju, parasti jābūt arī oriģinālam, jo to var palūgt, lai pārliecinātos, ka kopija atbilst oriģinālam. Parastās komercpilnvaras kopiju var apliecināt gan pilnvarnieks (darbinieks, ko pilnvaroja), gan arī persona, kas pilnvaru izdeva. Saskaņā ar MK noteikumiem Nr. 558 kopiju var apliecināt pašrocīgi, augšējā labajā dokumenta stūrī uzrakstot “Kopija pareiza”. Papildus apakšējā labajā dokumenta stūrī jānorāda:

• personas, kas apliecina kopiju, amats vai statuss (piemēram, uzņēmuma pilnvarotā persona);
• personas vārds un uzvārds;
• personas kods;
• vieta un laiks;
• paraksts.

Šāda kopijas apliecināšanas kārtība attiecināma gan uz pilnvaras kopiju, ko izmanto papīra formātā, gan arī apliecinot to ar e-parakstu un nosūtot elektroniski.

IV Kad pilnvara zaudē spēku?

CL 2312. pantā noteikts, kad beidzas pilnvarojums, tostarp viens no gadījumiem ir pilnvarojuma laika notecējums. Proti, pilnvarā jāparedz termiņš, lai varētu kontrolēt darbinieka, kas darbojas, pamatojoties uz pilnvaru, rīcību, kā arī tādēļ, lai pilnvara būtu saistoša trešajām personām, kam to iesniedz.

Parastajā komercpilnvarā termiņu nosaka, piemēram, uz konkrētiem mēnešiem, līdz kāda notikuma iestāšanās brīdim, līdz gada beigām, gadu no pilnvaras izdošanas datuma u.tml.

CL paredzēts, ka pilnvarojumu izbeidz arī šādos gadījumos:

• ar pušu savstarpēju vienošanos;
• kad izpildīts noteiktais uzdevums;
• kad pilnvarotājs atsauc pilnvarojumu;
• ar vienas vai otras puses nāvi.

Notariālas pilnvaras gadījumā, ja tās termiņš noteikts bez ierobežojuma, pilnvarotājs var atsaukt pilnvaru, ierodoties pie notāra, kas to izdevis. Pilnvarnieks vairs nevar rīkoties uz šīs pilnvaras pamata, jo, pārbaudot to oficiālajā mājaslapā Latvijasnotars.lv, uzrādās, ka pilnvarai vairs nav juridiskā spēka.

Ja darbinieks vairs nestrādā uzņēmumā, pilnvara nezaudē spēku, jo pilnvarojums piešķirts konkrētai fiziskai personai. Līdz ar to pilnvara ir jāatsauc. 

Parasto komercpilnvaru var atsaukt jebkurā brīdī, uz darbinieka deklarētās dzīvesvietas adresi ierakstītā sūtījumā nosūtot oficiālu paziņojumu par pilnvaras atsaukšanu. Pilnvara uzskatāma par atsauktu, kad tā paziņota darbiniekam. Saskaņā ar Paziņošanas likumu dokuments uzskatāms par paziņotu septītajā dienā pēc tā nodošanas pastā (ierakstīts sūtījums).

Atsaukumu iespējams arī nodot darbiniekam pret parakstu. Darbinieka paraksts ir apliecinājums, ka viņš saņēmis atsaukumu. Ja darbinieka deklarētā adrese nav zināma, paziņojumu par pilnvaras atsaukšanu var nosūtīt ar notāra starpniecību.

Ja pilnvarā paredzēts konkrēts termiņš vai izpildīts noteiktais uzdevums, pilnvarojumu izbeidz un dokuments vairs nav spēkā. Jānorāda arī CL 2314. pants, kurā paredzēts, ka visas pilnvarnieka darbības pēc pilnvarojuma atsaukšanas nav spēkā.