I Vai jāglabā ilgāk par vienu gadu?

Saskaņā ar Darba likuma (DL) 90.pantu, ja darbinieks ir pārkāpis darba līgumu vai darba kārtību, darba devējs var izteikt viņam rakstveida piezīmi vai rājienu, uz kuru darbiniekam ir jāsniedz savi rakstveida paskaidrojumi. Darbinieka paskaidrojumiem ir svarīga loma situācijas noskaidrošanā un lēmuma par disciplinārā soda piemērošanu pieņemšanā. Tas ir viens no argumentiem darbinieka paskaidrojumu glabāšanai noteiktu laiku. Bet vai šāda rakstura dokumenti darba devējam ir jāglabā ilgāk par vienu gadu un vai tiem ir būtiska nozīme pēc šī termiņa beigām?

DL 90.panta 5.daļā paredzēts, ka, ja gada laikā no piezīmes vai rājiena izteikšanas dienas darbiniekam nav izteikta jauna piezīme vai rājiens, viņš uzskatāms par disciplināri nesodītu.

Tātad, pēc viena gada darbiniekam izteiktā piezīme vai rājiens tiek dzēsti. Kā norādīts 2020.gada DL komentāros^[1], pēc disciplinārsoda dzēšanas darba devējs nav tiesīgs nepiešķirt darbiniekam prēmiju, ja viņam tā pienāktos, par pamatojumu izmantojot faktu, ka vairāk nekā pirms gada darbiniekam bijis piemērots disciplinārsods. Šim apstāklim pēc DL noteiktā termiņa beigām vairs nav nozīmes un juridiska spēka.

Var secināt, ka, tā kā disciplinārsods tiek dzēsts pēc gada, glabāt darbinieka paskaidrojumus ilgāk gadu nav nepieciešams, jo nedz darba devējam, nedz darbiniekam nav pamatojuma to izmantot pēc termiņa beigām. Neviena no pusēm jau nevar uzsākt tiesvedību par disciplinārsoda likumību, jo DL 90.panta 4.daļā noteikts, ka tiesvedība var būt uzsākta viena mēneša laikā no darba devēja lēmuma pieņemšanas.

Var secināt, ka, tā kā disciplinārsods tiek dzēsts pēc gada, glabāt darbinieka paskaidrojumus ilgāk gadu nav nepieciešams, jo nedz darba devējam, nedz darbiniekam nav pamatojuma to izmantot pēc termiņa beigām. Neviena no pusēm jau nevar uzsākt tiesvedību par disciplinārsoda likumību, jo DL 90.panta 4.daļā noteikts, ka tiesvedība var būt uzsākta viena mēneša laikā no darba devēja lēmuma pieņemšanas.

II Vai paskaidrojumam ir arhīviskā vērtība?

Saskaņā ar Arhīvu likumu (AL) privāto tiesību juridiskai personai (uzņēmums) vai fiziskai personai, kas veic uzņēmējdarbību, ir pienākums nodrošināt savas darbības rezultātā radītos un saņemtos personas darba gaitas apliecinošus dokumentus, izglītības un esošo studiju apliecinošus dokumentus u. c. dokumentus, kam ir arhīviska vērtība.

Ministru Kabineta (MK) noteikumos Nr.690 “Noteikumi par personas darba vai dienesta gaitu un izglītību apliecinošiem dokumentiem, kuriem ir arhīviska vērtība, un to glabāšanas termiņiem” noteikts, ka dokumentācija, kas atrodas uzņēmumā, var tikt iedalīta četrās grupās:

• personas darba gaitas apliecinoši dokumenti;
• valsts civildienesta dokumenti;
• dienesta gaitu apliecinoši dokumenti;
• izglītojamo personu dokumenti.

Noteikumos gan nav minēta tāda veida dokumentācija kā darbinieka paskaidrojumi. Iespējams, tie nav ietverti MK noteikumos Nr.690, jo paskaidrojumiem juridiska nozīme piemīt tikai vienu gadu jeb kamēr darbiniekam nav dzēsts disciplinārsods un tas sekmē tikai konkrētās situācijas apstākļu noskaidrošanu.

Taču MK noteikumu Nr.690 6.5.apakšpunktā minēts,

ka dokumentus, kuru glabāšanas termiņš ir beidzies, bet kuri nepieciešami kā pierādījumi tiesvedībā, kā arī institūcijas vai privātpersonas pienākumu un tiesību īstenošanai un aizsardzībai, glabā 10 gadus pēc tam, kad tie kā pierādījumi vairs nav nepieciešami.

III Praktiski apsvērumi

Pieņemsim, ka darbinieks ir uzsācis tiesvedību par darba devēja pieņemtā disciplinārsoda atcelšanu saskaņā ar DL 90.panta 4.daļā aprakstīto procedūru un termiņiem. Lietā ir iesniegti darbinieka paskaidrojumi, kas ir uzskatāmi par pierādījumiem un nepieciešami darbinieka tiesību aizsardzībai. Tiesvedība ilgst vairāk nekā gadu, tāpēc neatkarīgi no tiesas pieņemtā lēmuma par to, vai disciplinārsods ir vai nav atceļams, paskaidrojumi jau ir glabāšanā ilgāk nekā gadu.

Uz jautājumu, vai tas, ka MK noteikumos Nr.690 paskaidrojums netiek pieminēts kā viens no dokumentācijas veidiem, taču saskaņā ar 6.5.punktu tiek izmantots kā pierādīšanas līdzeklis un tāpēc uz to attiecās 6.5.punktā norādītais glabāšanas termiņš, nav viennozīmīgas atbildes.

Ja pieņem, ka darbinieka paskaidrojumi ir ietverti MK noteikumu Nr.690 6.5.punkta nosacījumos, tad, ja tiesa atzīst, ka darbinieka prasība ir pamatota, bet disciplinārsods – atceļams, darbinieka paskaidrojums būtu glabājams vēl 10 gadus pēc tiesvedības izbeigšanas. Tas tika izmantots kā pierādījums un vairāk nav nepieciešams. Ja tiesa pieņem, ka prasība nav pamatota un disciplinārsods paliek spēkā, tad paskaidrojums ir glabājams līdz disciplinārsoda dzēšanai un pēc tam vēl 10 gadus, jo tas tika izmantots kā pierādījums tiesvedībā un vairs nav nepieciešams.

Skatot situāciju no citas perspektīvas, ja jau MK noteikumos Nr.690 darbinieka paskaidrojums kā viens no dokumentu veidiem nav minēts, tad šo pašu noteikumu 6.5.punkts uz to nav attiecināms. Ja tiesa pieņem lēmumu, ka disciplinārsods ir atceļams, tad paskaidrojums nav nepieciešams un nav jāglabā – darbinieks uzskatāms par disciplināri nesodītu. Savukārt, ja tiesa lemj, ka disciplinārsods ir saglabājams, darbinieka paskaidrojums ir glabājams līdz disciplinārsods tiek dzēsts, proti, vienu gadu.  

IV Noslēgumā – cik ilgi jāglabā?    

Nedz DL, nedz AL neregulē darbinieka paskaidrojumu glabāšanas termiņu. To var noteikt pats darba devējs darba kārtības noteikumos vai darba koplīgumā. Ja glabāšanas termiņš netiek noteikts, tad, balstoties uz DL 90.panta 5.daļu, dokuments glabājams vienu gadu jeb kamēr darbiniekam ir spēkā esošs disciplinārsods.